Van Word/PDF naar
elektronische formulieren.
FormSafe zet Word- en PDF-formulieren om naar elektronische workflows — in drie varianten. Volledig lokaal, PDF naar uw inbox, of versleuteld afgeleverd. U kiest wat past bij uw situatie en privacybehoefte.
Het probleem
Het probleem is vaak niet uw team.
Het is de Word/PDF workflow.
Veel organisaties werken nog met losse bestanden, printen/scannen en handmatig overtypen. Dat kost tijd, veroorzaakt fouten en maakt groei onnodig lastig.
Oude Word-bestanden worden steeds gekopieerd en handmatig aangepast
PDF’s worden geprint, getekend, gescand en rondgestuurd via e-mail
Formulieren komen onvolledig terug of missen verplichte velden
Iedere medewerker gebruikt net een andere templateversie
Informatie moet opnieuw worden overgetypt voor rapportage of administratie
Software vervangen voelt te groot, te duur of te ingrijpend
Drie varianten
Kies wat past bij uw situatie.
Elke organisatie heeft andere eisen. FormSafe werkt in drie varianten — van volledig lokaal tot versleuteld afgeleverd.
Lokaal
Geen server. Geen netwerk. Alles in uw browser.
Het formulier draait volledig lokaal. Data verlaat het apparaat nooit. PDF en JSON worden lokaal geëxporteerd. Ideaal voor intern gebruik, offline locaties en maximale privacy.
Wat de demo’s tonen — precies deze variant.
Bezorging
PDF direct naar uw inbox. Data verwijderd in <2 seconden.
Formulier wordt ingevuld op telefoon of desktop. FormSafe genereert de PDF server-side en stuurt deze direct naar het opgegeven e-mailadres. Daarna is de data weg — retentie nul seconden.
Meest gebruikte variant — monteurs, HR, service teams.
Beveiligd
AES-256 versleuteld afgeleverd. Wachtwoord via apart kanaal.
Zelfde als Bezorging, maar de PDF-bijlage is AES-256 versleuteld. Zelfs bij toegang tot de mailbox blijft de inhoud onleesbaar. Wachtwoord gedeeld via SMS, WhatsApp of een apart e-mailadres.
Voor zorg, HR en overheid — gevoelige persoonsgegevens.
Aanpak
Elektronische formulieren, gebouwd vanuit uw bestaande documenten
FormSafe is geen standaard form-builder die u zelf moet inrichten. FormSafe bouwt maatwerkformulieren op basis van uw huidige Word/PDF processen — uw team vult in, de PDF komt direct in het juiste postvak. Geen papier, geen scan, geen overtikwerk.
Maatwerk vanuit Word/PDF
Uw bestaande formulierstructuur, velden en volgorde vormen het uitgangspunt. Geen generieke template, maar een elektronische versie die aansluit op uw praktijk.
Professionele PDF/JSON-export
Formulieren leveren nette output voor klantdossiers, interne archivering en vervolgprocessen. PDF-export is standaard; JSON-export en secure opties zijn mogelijk waar nodig.
Zero retention — PDF direct naar inbox
Formulierdata verwerkt FormSafe uitsluitend voor PDF-generatie. Direct daarna verwijderd. De PDF arriveert in het juiste postvak. Niets opgeslagen, niets gelogd. AVG-compliant, NIS2-gereed.
Elektronische formulieren
Van Word/PDF naar maatwerk elektronische formulieren
Veel organisaties werken nog met losse Word-bestanden, PDF’s en print-teken-scan processen. FormSafe zet deze om naar maatwerk elektronische formulieren voor offertes, werkbonnen, procedures en interne workflows — met professionele export naar PDF/JSON en deployment-opties passend bij uw situatie.
Offerte generator (HTML → PDF)
Professionele offertes in huisstijl met regels, opties en automatische nummering. Export lokaal naar PDF/JSON (optioneel versleuteld) — zonder cloud submissions.
Procedures, checklists & werkbonnen
Interactieve documenten met checkboxes, handtekeningvelden en conditionele secties. Altijd de juiste versie, direct exporteerbaar als rapport.
Mini‑automatisering (zonder software‑pijn)
Lokale presets voor klant/projectgegevens, standaardteksten per type opdracht, en 1‑klik export. Geen accounts nodig, geen vendor lock‑in.
Resultaat
Snellere administratie, minder fouten, meer controle
AVG-compliant by design
Geen formulierdata opgeslagen. Geen verwerkersovereenkomst nodig met FormSafe. Gedocumenteerde Verklaring Gegevensverwerking beschikbaar voor uw register.
Geen vendor lock-in
Geen platformafhankelijkheid voor formulierinhoud. U houdt controle over exports en distributie via uw eigen kanalen.
Werkt offline
Eenmaal geladen functioneren formulieren zonder internetverbinding. Ideaal voor locaties zonder bereik.
Maatwerk, geen template
Elk formulier wordt gebouwd vanuit uw bestaande PDF of Word-document. Uw structuur, uw logica.
Volledige huisstijl
Uw logo, kleuren en branding geïntegreerd. Professionele uitstraling richting klanten en medewerkers.
NIS2-gereed — aantoonbare ketenbeheersing
Zero-retention architectuur elimineert datalek-risico aan leverancierszijde. Datasoevereiniteit blijft bij uw organisatie. Ondersteunt NIS2/Cyberbeveiligingswet-vereisten.
Toepassingen
Teams die nog veel met Word/PDF werken
Service & onderhoud
Werkorders, inspecties en storingsformulieren voor teams in het veld.
HR & onboarding
Medewerkerformulieren met BSN, noodcontact en persoonsgegevens. Privacygevoelig.
Zorg & welzijn
Cliëntregistratie, intake- en observatieformulieren met AVG-compliance.
Compliance & inspectie
Checklists, audits en veiligheidsrapportages met digitale handtekeningen.
Aannemers & bouw
Opleverdocumenten, veiligheidsinstructies en materiaalregistratie op locatie.
Overheid & onderaannemers
Formulieren die voldoen aan strikte privacy-eisen zonder externe dataverwerking.
AVG-compliant & NIS2-gereed — by design
FormSafe bewaart geen formulierdata. Nooit.
Formulierdata wordt uitsluitend verwerkt voor het genereren van uw PDF. Direct daarna wordt de data verwijderd — retentie is nul seconden. Geen database. Geen cloud-opslag. Geen verwerkersovereenkomst met FormSafe nodig.
De Cyberbeveiligingswet (NIS2, van kracht oktober 2024) verplicht organisaties in aangewezen sectoren tot aantoonbare beheersing van risico’s in de digitale toeleveringsketen. FormSafe’s zero-retention architectuur elimineert het datalek-risico aan onze kant volledig — datasoevereiniteit blijft bij uw organisatie.
Voor zorg, HR en overheid levert FormSafe een gedocumenteerde Verklaring Gegevensverwerking — klaar voor uw verwerkingsregister en FG of privacy officer.
Hoe het werkt
Van bestaand formulier naar werkende elektronische workflow
Stuur uw formulier
Stuur uw bestaande PDF- of Word-formulier (of screenshots). FormSafe analyseert structuur, velden en gewenste output.
Wij bouwen het digitaal
FormSafe bouwt een maatwerk elektronische versie met validatie, conditionele logica en PDF/JSON-export passend bij uw proces.
Aflevering in uw variant
Lokaal: PDF exporteren direct in de browser. Bezorging: PDF in uw inbox, data verwijderd. Beveiligd: versleutelde PDF, wachtwoord via apart kanaal.
Pakketten
Start met 1 formulier. Kies uw variant.
Elk pakket levert maatwerk elektronische formulieren vanuit uw Word of PDF. U kiest de variant die past — Lokaal, Bezorging of Beveiligd. Geen template-tool, geen vendor lock-in.
1 Formulier — Lokaal of Bezorging
Eén maatwerk formulier vanuit uw Word of PDF. Kies lokaal exporteren of PDF direct naar uw inbox.
Ideaal voor: één veelgebruikt formulier snel digitaliseren — werkbon, checklist, intake.
Niet geschikt als: u meerdere formulieren of JSON-export nodig heeft.
- 1 maatwerk elektronisch formulier
- Gebouwd vanuit uw PDF of Word
- Lokale PDF-export of PDF direct naar inbox (Bezorging)
- Basisveldvalidatie & responsive design
- 14 dagen gratis proberen
Meerdere formulieren — PDF naar inbox
3–5 maatwerk formulieren in uw huisstijl. PDF gegenereerd server-side en direct bezorgd in uw inbox. Data verwijderd na generatie.
Ideaal voor: service teams, HR, installateurs — PDF moet bij het kantoor aankomen.
Niet geschikt als: u versleutelde export of NIS2-documentatie nodig heeft.
- 3–5 maatwerk elektronische formulieren
- PDF direct naar inbox — data verwijderd na generatie
- JSON-export (lokaal)
- Conditionele veldlogica & huisstijl
- Meerstaps-formulieren (wizard)
- 14 dagen gratis proberen
Versleuteld afgeleverd — voor gevoelige data
PDF AES-256 versleuteld afgeleverd in uw inbox. Wachtwoord via apart kanaal. Zelfs bij toegang tot de mailbox blijft de inhoud onleesbaar.
Ideaal voor: zorg, HR, overheid — BSN, medische data, persoonsgegevens.
Niet geschikt als: u geen gevoelige persoonsgegevens verwerkt — Pro volstaat dan.
- Alles uit Pro
- AES-256 versleutelde PDF-bezorging
- Wachtwoord via apart kanaal (SMS, WhatsApp)
- Optioneel: watermerk, classificatie, document-hash
- Verklaring Gegevensverwerking inbegrepen (AVG art. 30 / NIS2)
- 14 dagen gratis proberen
Operationeel & beheer
Voor organisaties die formulieren professioneel willen beheren, uitrollen en onderhouden — met versiebeheer.
Ideaal voor: grotere teams met 10+ formulieren en behoefte aan versiebeheer.
Niet geschikt als: u slechts een paar formulieren nodig heeft — Secure is dan voldoende.
- Onbeperkt maatwerk formulieren
- Alles uit Secure
- Versiebeheer per formulier
- Formulierbeheer-overzicht (klant-hosted)
- Prioriteit bij updates en wijzigingen
- Dedicated onboarding en support
Prijzen
Helder geprijsd. Geen verrassingen.
Eenmalige setupkosten + laag maandelijks bedrag. Hosting, PDF-levering en updates inbegrepen. Start met een gratis proefperiode van 14 dagen.
Demo formulieren
Voorbeelden van elektronische formulieren
Bekijk hoe Word/PDF-processen kunnen worden omgezet naar werkende elektronische formulieren. De demo’s tonen de Lokaal-variant — alles draait in uw browser, geen data wordt verzonden. Bij de Bezorging en Beveiligd pakketten genereert FormSafe de PDF server-side en levert deze direct af in uw inbox.
Service Onderhoud
Werkorders met materiaalregistratie, foto-upload en storingdetails.
Inspectie Checklist
10-punts veiligheidsinspectie met interactieve checkboxen en live status.
Incident Veiligheid
Meld veiligheidsincidenten gestructureerd. Extra details bij brandmelding.
Medewerker Onboarding
Digitaal onboardingformulier met persoonsgegevens, noodcontact en 8-punts checklist.
Asset Logboek
Registreer en beheer bedrijfsassets. Inclusief conditionele logica bij status “vermist”.
Secure Export (PRO)
Versleutelde export (AES) met watermerk en document-hash. Alles lokaal in de browser.
Offerte / procedure (op aanvraag)
Wil je een offerte-generator of proceduretemplate in deze local-first stijl? Stuur een voorbeeld-document en ontvang een demo in huisstijl.
14 dagen gratis proberen.
Geen contract. Geen verplichtingen.
Stuur uw bestaande Word of PDF. Wij bouwen het formulier — u test het 14 dagen gratis. Bevalt het niet, dan zetten we het uit. Zo simpel is het.
Gratis proefperiode starten